Jede Druckerei und viele Onlinevermarkter leiden unter dem hohen Aufwand für die Bearbeitung unnötiger Anfragen. Auch bei uns gehört es dazu, dass wir Kunden beraten und ihnen Angebote erstellen. Diese Leistung wird von niemandem bezahlt, unsere Kunden wissen diesen Service zu schätzen und unsere Lieferanten wissen, dass wir ihre Kalkulationsarbeit ebenso anerkennen und nicht unnötig in Anspruch nehmen.

Wer im Internet als Anbieter präsent ist, erhält jedoch auch Anfragen der unergiebigen Art, die außer einem hohen Kalkulations- und Kommunikationsaufwand nichts bringen - und zwar keinem der daran Beteiligten, weder den Lieferanten noch dem Anfragenden selbst, was ich im Folgenden aufzeigen möchte.

Unnötige Anfragen - ein Beispiel:

Agentur X möchte einem Kunden ein Produkt vorschlagen, so genau weiß sie noch nicht wie es beschaffen sein soll und der Kunde weiß auch noch nichts davon, aber man muss sich ja vorbereiten, also wird von der Assistentin in der Agentur eine Anfrage recht vage formuliert, das Format des Endprodukts nur ungefähr angegeben und die Auflage möchte man in fünf Alternativauflagen, ebenso wie weitere Alternativoptionen - da man sich ja einen Überblick verschaffen möchte, bevor man dem Kunden etwas vorschlägt.

Damit man auch gleich die Lieferanten vergleichen kann wird diese Anfrage an 10 beliebig ausgewählte Lieferanten gesendet, kostet ja nichts.

Was passiert als Nächstes?

Die 10 Angefragten bearbeiten die Anfrage - vermutlich nicht, nur einige davon, da die anderen aufgrund verschiedener Merkmale wie Anredefloskel (”Sehr geehrte Damen und Herren”), sowie den vagen Angaben bei der Produktbeschreibung intuitiv entscheiden, dass die Anfrage nicht ernst zu nehmen ist.

Einige Lieferanten werden sich aber die Mühe machen, die Anfrage zu bearbeiten.

Vielleicht ist eine unerfahrene Agentur darunter, die auch mit Drucksachen handelt. Diese formuliert die Anfrage um und sendet sie gleich weiter an mehrere Produzenten. Jetzt eskaliert die Anfrage.

Die angefragten Produzenten gehen ebenso vor - wie eine ebene vorher - sie kalkulieren (zumindest einige) und senden ein Angebot. Das Angebot geht nun mit diversen Umformulierungen und Aufschlägen seinen Weg zurück - zum ursprünglichen Anfrager.

Dieser hat nun Preise für das ursprünglich angefragte Produkt einschließlich diverser Variationen und einen Produktvorschlag, den er - nach erneutem Preisaufschlag - seinem Kunden erstmalig präsentiert. Der Kunde findet die Idee eigentlich ganz gut, nur möchte er vielleicht doch was ganz anderes und das auch in einer anderen Auflage…

Kein Problem … das ganze Spielchen geht von vorne los.

Die Assistentin in der Werbeagentur formuliert einen Satz im Stil von “Wir brauchen jetzt doch 5000 oder 10.000 und rund statt eckig und auf dem papier gohrsmühle wasweißich nicht aber in Pantone 4711CXP5 und das brauchen wir in 4 Tagen beim Kunden. Die Druckdaten senden wir Ihnen dann demnächst, können wir vorher noch einen Andruck auf dem richtigen Papier haben?”

Nein, soviel auf einmal kommt leider selten, denn dann würde wohl JEDER sofort die Mail in den digitalen Papierkorb verschieben - meist kommt es scheibchenweise:

E-Mail 1: Anderes Format …. dann 8h später in

E-Mail 2: Anderes Papier …. dann 8h später in

E-Mail 3: Andere Auflage und Liefertermin…

Wie dem auch sei, es werden Unmengen an Arbeit in zahlreichen Unternehmen dafür verschwendet, dass ein planloser Mensch nicht weiß, was er anbieten will.

Das Ergebnis im konkreten Einzelfall ist:

• unzufriedene Lieferanten
• unzufriedene Kalkulatoren
• unzufriedene Werbeagentur (wegen genervten Lieferanten)
• unzufriedner Kunde - wenn er merkt, dass er schließlich viel zu viel für etwas “suboptimales” bezahlt.

Das Ergebnis “global betrachtet”:

• Der Aufwand für die Kalkulation überschreitet den Produktionsaufwand um ein Mehrfaches
• Der Kalkulationsaufwand führt zu einer Kostensteigerung bei den Lieferanten
• Unnötige Anfragen führen zu einem Preisanstieg der Produkte

Diese klaren Worte mögen Manchem missfallen, doch es ist mir ganz wichtig zu betonen, dass ein solches Vorgehen für alle Beteiligten schädlich und bei einer professionellen Arbeitsweise auch nicht nötig ist.

• Werbeagenturen sollten die technischen Möglichkeiten kennen, Produktideen haben und ungefähre Vorstellungen der Kostensituation. Dies ist Basis-Know How von Profis - und hierfür muss niemand individuell ein Angebot kalkulieren.
• Vor der Einholung konkreter Lieferantenangebote sollten Werbeagenturen mit ihren Kunden die Angelegenheit besprochen und möglichst konkretisiert haben (Liefertermin, Material, Auflage, Weiterverarbeitung etc.)
• Die Auswahl der Lieferanten sollte nicht beliebig sondern produktspezifisch und in angemessener Anzahl erfolgen. Was eine angemessene Anzahl ist, ist relativ. Ich persönlich frage bei Kleinaufträgen maximal 3 Lieferanten an, zu denen üblicherweise auch schon Geschäftsbeziehungen bestehen.
  Eine telefonische Kontaktaufnahme ist sinnvoll um dem Lieferanten die Ernsthaftigkeit der Anfrage zu vermitteln.
• Bei einer anderweitig erfolgten Vergabe, oder falls es überhaupt nicht zu einer Vergabe kommen sollte, ist eine Information derjenigen, welche ein Angebot kalkuliert haben, ein Zeichen von guten Umgangsformen.

Wer seine Lieferanten unnötig “strapaziert” braucht sich nicht wundern, wenn er keine Angebote oder nur noch schlechte Preise bekommt. Wer als Agentur gute Konditionen einfordert, darf auch den Lieferanten das Leben nicht unnötig erschweren. Wir haben deshalb auf unserer Agentur-Webseite unsere Prinzipien im Umgang mit Lieferanten dokumentiert siehe http://www.agentur-lindner.de/lieferant.html .

Wir erachten es aber auch für möglich anfragende Firmen auf diese Zusammenhänge hinzuweisen, deshalb dieser Blogbeitrag und deshalb auch die folgende E-Mail, die wir ggf. an Anfrager versenden und die wir gerne anderen zur freien Verwendung überlassen:

Sehr geehrte……..,

ist Ihnen eigentlich bewusst, was jede individuelle Anfrage von Ihnen auslöst?

Jeder von Ihnen Angefragte wird sich überlegen wie er das konkret angefragte Projekt am besten produziert, ggf. einen oder mehrere Vorlieferanten anfragen, welche ggf. wiederum einen Papierlieferanten und Zulieferer bzw. Weiterverarbeitungsbetrieb anfragen - denn es gilt ja für Sie einen möglichst günstigen Preis zu kalkulieren und nicht einen Mondpreis “Pi mal Daumen” anzubieten.

Daraufhin kalkuliert jeder seine Materialkosten, seinen Arbeitsaufwand, die Maschinenkosten, Gemeinkostenanteil etc. und sendet diese Kalkulation an die darüberstehende Abteilung zurück. Es geht also die gesamte Anfragekette ein Angebot mit mehreren Varianten retour, bis es schließlich wieder auf Ihrem Tisch landet.

So eine Anfrage verursacht erhebliche Kosten (Untersuchungen ergaben Kosten je individuellem Angebot und je Lieferant in einer Größenordnung von mind. 50,- EUR). Damit durch diese Kosten die Produkte nicht immer teurer werden, muss man bemüht sein, den Aufwand hierfür möglichst gering zu halten. Stellen Sie sich nur vor, wir würden die Kosten für 3 Kalkulationen auf Ihren Preis aufschlagen - dann wären wir bei diesem Produkt mit Sicherheit zu teuer. Solcher Kalkulationsaufwand verbietet sich einfach bei kleinen Aufträgen, wenn man diese betriebswirtschaftlich sinnvoll und profitabel fertigen möchte.

Es bringt also nichts Lieferanten durch unnötige Anfragen zu strapazieren - es führt mittelfristig nur dazu, dass interessante Anbieter, welche auch kompetente Beratungsleistung bieten davon Abstand nehmen werden, überhaupt individuelle Angebote zu kalkulieren. Besser man spricht mit dem bevorzugten Lieferanten und evtl. einem Wettbewerber den Kundenwunsch und bietet dann das optimale Produkt an.

Ich erkläre Ihnen dies deshalb so ausführlich, da ich Ihnen gerne dabei helfen möchte Ihren Einkauf zu optimieren. Damit wir Ihre Interessen optimal auch langfristig wahrnehmen können, ist es aber nötig, dass auch die Interessen der Produzenten, letztlich auch unsere, Berücksichtigung finden.

Wir leben von und mit unseren Kunden und Produzenten.
Unsere Grundsätze im Umgang mit Lieferanten haben wir deshalb auf einer eigenen Webseite zusammengefasst:
http://agentur-lindner.com/lieferant.html

Unsere Fairness im Umgang mit Kunden UND Lieferanten versetzt uns in die Lage professionell, kostengünstig und für alle Beteiligten erfolgreich arbeiten zu können.

Über den Beginn einer Zusammenarbeit würden wir uns freuen. Bei Interesse stehen wir Ihnen persönlich und telefonisch zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen
…

So, ansonsten sind wir aber ganz liebe Menschen und lassen uns nicht nur tolle Sachen für unsere Kunden einfallen, sondern machen unseren Kunden gerne auch Angebote und Vorschläge